Yönetim Kurulu Asistanı

10/04/2023

Yönetim Kurulu Asistanı Nedir? 

Yönetim Kurulu Asistanı, bir kuruluşun yönetim kurulu üyelerine destek sağlayan ve onların işlerini kolaylaştıran bir kişidir. Bu pozisyon genellikle büyük şirketlerde ve kuruluşlarda bulunur ve yönetim kurulu üyelerine yüksek seviyede yardım sağlar.

Yönetim Kurulu Asistanının sorumlulukları arasında, yönetim kurulu toplantılarının planlanması ve organize edilmesi, toplantıların takvimi ve gündemi hazırlanması, toplantılar sırasında not alınması ve gerekli raporların hazırlanması yer alır. Ayrıca, yönetim kurulu üyeleri arasındaki iletişimi kolaylaştırmak ve gerektiğinde dışarıya yönelik iletişimlerini yürütmek de Yönetim Kurulu Asistanının görevleri arasındadır. Yönetim Kurulu Asistanı ayrıca, yönetim kurulu üyelerinin seyahatlerini planlama, seyahat masraflarının yönetimi ve diğer ofis yönetimi görevlerini de yerine getirir. Bu pozisyon aynı zamanda şirket içi diğer departmanlarla iletişim kurarak, yönetim kurulu üyelerinin talep ettiği bilgi ve belgeleri toplama ve onlara sunma görevini de üstlenebilir.

Yönetim Kurulu Asistanı, büyük bir sorumluluk ve organize edici yetenek gerektiren kritik bir pozisyondur. Bu pozisyon, şirketin en üst düzey yöneticileri ile yakın bir şekilde çalışarak, şirketin stratejik hedeflerine ulaşmasına yardımcı olur. 

Yönetim Kurulu Asistanında Olması Gereken Özellikler Nelerdir?

Yönetim Kurulu Asistanı pozisyonunda başarılı olmak için aşağıdaki özelliklere sahip olmak önemlidir:

• Organizasyon becerisi: Yönetim Kurulu Asistanı, toplantılar, seyahatler ve diğer görevler gibi birçok farklı görevi organize etmek ve planlamak zorunda kalabilir. Bu nedenle, iyi bir organizasyon becerisine sahip olmak önemlidir.

• İletişim becerileri: Yönetici asistanları için iletişim becerileri çok önemlidir. İlk olarak, asistanlar yöneticiler, iş ortakları, potansiyel müşteriler ve müşterilerle profesyonelce nasıl konuşulacağını ve yazılacağını bilmelidir. Yazma kuralları gibi dilbilgisi de çok önemlidir. Örneğin, asistanlar resmi bir iş mektubunu nasıl düzgün biçimlendireceklerini bilmeli ve e-posta göndermeden önce yazım denetimi yapmalıdır. Yönetim Kurulu Asistanı, yönetim kurulu üyeleriyle sıkı bir işbirliği içinde çalışarak, bilgi alışverişinde bulunur. Bu nedenle, iyi iletişim becerilerine sahip olmak ve iyi bir takım oyuncusu olmak önemlidir.

• Gizlilik: Yönetim Kurulu Asistanı, şirketin en üst düzey yöneticileriyle yakın bir şekilde çalışır ve sık sık hassas bilgilerle ilgilenir. Bu nedenle, gizlilik konusunda titiz olmak ve bilgi güvenliğini sağlamak önemlidir.

• Çözüm odaklılık: Yönetim Kurulu Asistanı, çeşitli zorluklarla karşılaşabilir ve acil durumlarla başa çıkması gerekebilir. Bu nedenle, çözüm odaklı olmak ve hızlı bir şekilde tepki vermek önemlidir. Bir yönetici asistanının yavaş bir tempoda hareket etme ve her seferinde bir göreve odaklanma özgürlüğüne nadiren sahip olur. Nitelikli asistanlar, acil bir ihtiyaç ortaya çıktığında herhangi bir zamanda dönüşümlü olarak hazır olmalıdır. Ardından, kriz bittiğinde önceki göreve devam etmeleri gerekir. Genellikle bu değişiklik gün içinde birkaç kez meydana gelir. Sorunlar ortaya çıkar ve meslektaşların soruları olur. Telefonlar çalar, planlar değişir. Bilgili yönetici asistanları, kesintileri acele etmeden kabul etmeli ve etkili bir şekilde öncelik vermeyi öğrenmelidir.

• İşbirliği ve uyum: Yönetim Kurulu Asistanı, diğer departmanlarla ve çalışanlarla etkileşim halinde olabilir. Bu nedenle, işbirliği ve uyum içinde çalışmak ve ekip çalışmasına önem vermek önemlidir.

• Bilgi Teknolojileri: Yönetim Kurulu Asistanı, ofis yazılımı ve teknolojisini iyi bilmeli ve bu araçları etkin bir şekilde kullanabilmelidir. Bu nedenle, bilgi teknolojilerine hâkim olmak ve güncel kalmak önemlidir.

• Stres yönetimi: Yönetim Kurulu Asistanı, sık sık yoğun bir çalışma temposu altında çalışabilir ve birden fazla görevi aynı anda yürütmek zorunda kalabilir. Bu nedenle, stres yönetimi becerileri ve esneklik önemli yer tutar.

• Düzenlilik: Organizasyon becerileri, yönetim kurulu asistanının temel güçlü yönlerinden biridir. Yönetici asistanları birçok görevi ve büyük miktarda bilgiyi kategorize eder. Düzenli bir sistem olmadan asistanlar geride kalabilir, teslim tarihlerini kaçırabilir veya önemli ayrıntıları kaçırabilir. Organize asistan, yanıtları hızlı bir şekilde bulabilir ve işlerin sorunsuz çalışmasını sağlayabilir. Bu kişiler daha sakin, daha verimli ve daha yetkin görünürler.

• Zaman yönetimi: Zaman yönetimi, yönetim kurulu asistanının en önemli becerilerinden biridir. Asistanların görevleri zamanla sınırlı olma eğilimindedir. Odaklanmak ve görevleri zamanında tamamlamak başarı için çok önemlidir. İyi zaman yönetimi becerisine sahip olmak, operasyonların sorunsuz çalışmasını sağlar ve stres düzeylerini azaltır. Asistanlar, hangi görevlere öncelik verileceği ve her bir göreve ne kadar zaman ayrılacağı konusunda iyi bir fikre sahip olmalıdır. Bir görev beklenenden uzun sürdüğünde, iyi asistanlar ne zaman yardım isteneceğini veya işi bir ortak çalışana devredeceklerini bilirler. Ek olarak, yetenekli asistanlar etkili iş akışlarını nasıl oluşturacaklarını ve sınırları nasıl belirleyeceklerini bilirler. Yönetici asistanları mesai saatleri içinde sorumluluklarını yerine getirmezlerse geç saatlere kadar veya fazla mesai yapabilirler.

• Veri girişi: Veri girişi, yönetim kurulu asistanları için en çok istenen teknik becerilerden biridir. Kayıt tutma, asistanların ana işlevlerinden biridir. Yönetici asistanları genellikle toplantı tutanaklarını yazar ve düzenler, veri tabanlarını korur ve dosyalama sistemlerini yönetir. Yönetici asistanları bu nedenle bilgileri yüksek derecede hız ve doğrulukla girebilmelidir. Ayrıca verileri hızlı bir şekilde nasıl alacaklarını da bilmeleri gerekir.

• Kararlılık: Yönetim Kurulu asistanları her gün onlarca karar alır. Yöneticiler bazen asistanlara görevler veya atamalar verse de, genellikle çok az gözetim ve yönlendirme vardır: bu kişiler ne yapacaklarını bilirler ve görevleri yerine getirmenin en iyi yoluna karar vermeleri gerekir. Bazen yöneticiler ortalıkta yokken acil kararlar almak zorunda kalabilir. En iyi asistanlar, yetkilerinin sınırlarını bilirler ve ne zaman arama yapıp bir kararı kendileri onaylayacaklarını ve ne zaman şirket patronuna haber vereceklerini bilirler.

• Liderlik: Yönetim Kurulu asistanları, liderin sağ kolu ve yetkisi altında olmakla birlikte, kendi başlarına da liderdirler. Bu asistanlar genellikle idari asistanları denetler veya özel projelere öncülük eder. Ayrıca kendi hedeflerini ve iş akışlarını kendileri belirler ve yönetirler. Liderlik becerileri, yönetici asistanlarının rollerini sahiplenmelerine yardımcı olur. İnisiyatif alma, talimat verme ve sonuçlardan sorumlu olma becerisi asistanların işine yarar.

• Etkinlik Koordinasyonu: Etkinlikleri koordine etmek, yönetici asistanı olarak sahip olunması gereken değerli bir beceridir. Her asistanın iş tanımı ve etkinlik planlamayı içermez, ancak yine de bu becerilerin işe yaradığı durumlar vardır.

• Esneklik ve Değişim: Değişim, özellikle günümüzün iş dünyasında maruz kaldığımız bir durumdur. Yönetici asistanlarının görevleri genellikle daha istikrarlı zamanlarda günden güne çeşitlilik göstermektedir. Bazen asistanlar görevin ortasında olmalarına rağmen farklı bir iş ile ilgilenmek zorunda kalırlar. Dolayısıyla bu durumu da iyi yönetmeleri beklenir. İyi asistanlar bu konuda esnektir, ulaşılabilirdir ve yeni yaklaşımları denemeye isteklidir.

Önemli kararlardan haberdar olan ilk ekip üyeleri olarak, yönetici asistanları genellikle organizasyonel değişimin ön saflarında yer alırlar. Asistanlar, olumlu bir tutum benimseyerek sorumluluğu üstlenebilir ve meslektaşlarını bu değişikliklere uyum sağlamaya ikna edebilir. Endişelerini ve duygularını yöneticiye de iletebilirler. Etkili yönetim kurulu asistanları değişimi kolaylıkla kabul eder ve rutinlerindeki değişikliklerde nadiren kafaları karışır. Böyle bir durumda olan iyi asistanlar bu meydan okumanın üstesinden gelir değişimi memnuniyetle karşılar. 

Yönetim Kurulu Asistanı Maaşları Nelerdir? 

Yönetim Kurulu Asistanı maaşları, birçok faktöre bağlı olarak değişebilir. Bu faktörler arasında çalışılan şirketin büyüklüğü, sektörü, konum, deneyim ve yetenek düzeyi yer alır. 

Kariyer.net sitesi 32 kişinin paylaştığı maaş verilerini hesaba katarak yaklaşık bir değer açıklamıştır. Yönetim kurulu başkanı asistanı maaşları; ortalama (aylık) 25.020 TL, en düşük (aylık) 20.020 TL, en yüksek (aylık) 44.070 TL olarak hesaplanmıştır.

Ayrıca, Yönetim Kurulu Asistanı pozisyonunda çalışanlar, şirketin sağladığı yan haklar ve faydalar, primler ve performans ödülleri gibi ek kazançlarla da desteklenebilirler. Bu nedenle, Yönetim Kurulu Asistanı pozisyonundaki maaşların belirlenmesi karmaşık bir süreç olabilir ve farklı şirketler arasında büyük farklılıklar olabilir. 

Yönetim Kurulu Asistanları Hangi Bölümlerden Mezundur?

Yönetim Kurulu Asistanları genellikle işletme, yönetim, ekonomi, hukuk gibi bölümlerden mezun olurlar. Ancak, bu alanda çalışanların farklı disiplinlerden gelmesi mümkündür. Yönetim Kurulu Asistanı olarak çalışabilmek için öncelikle iyi bir iletişim becerisine, organizasyon yeteneğine ve takım çalışmasına uygunluğa sahip olmak gerekmektedir. Ayrıca, yüksek lisans gibi ileri düzey eğitimlerin de tercih edildiği bu alanda, iş deneyimi de oldukça önemlidir.