Özlük Dosyası

13/03/2023

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işe ilişkin bilgilerinin kaydedildiği ve saklandığı bir dosyadır. Bu dosya, çalışanların işyerindeki tüm bilgilerinin bir arada toplandığı, güncellenen ve saklanan bir kaynak olarak kullanılır.

Özlük dosyası, çalışanın işe alınması sırasında, işyerinde çalışması süresince ve işten ayrılması sonrasında tutulur. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, eğitim durumu, işe başlama tarihi, pozisyonu, maaşı, çalışma saatleri, izinler, performans değerlendirmeleri, iş kazaları, sağlık raporları, sigorta bilgileri gibi çeşitli bilgiler kaydedilir.

Özlük dosyasının amacı, işverenlerin çalışanların kişisel ve işle ilgili bilgilerini kaydederek takip etmelerine yardımcı olmaktır. Bu dosya, çalışanların haklarını korumak ve işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olmak amacıyla kullanılır. Ayrıca, işverenlerin personel yönetimi, maaş hesaplamaları, iş güvenliği, iş sağlığı ve sigorta gibi konularda bilgi sahibi olmalarını sağlar. Özlük dosyası, işverenin yasal bir yükümlülüğüdür ve işverenlerin, bu dosyanın güvenliği ve gizliliği konusunda hassas olmaları gerekmektedir. Çalışanların kişisel bilgileri, sadece ilgili kişilerin erişimine açık olmalıdır ve dosyanın içeriği sadece işveren ve çalışan arasında paylaşılmalıdır. Ayrıca, özlük dosyasına erişim, çalışanın bu dosyasına dair bilgi alma hakkı ve dosyanın güncellenmesi konusunda da yasal düzenlemeler mevcuttur.

Sonuç olarak, özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı bir dosyadır. Bu dosya, işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerine ve çalışanların haklarını korumalarına yardımcı olur.

Özlük Dosyasında Bulunması Gerekenler

Özlük dosyasında, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin kaydedildiği bir kaynak olarak kullanılmaktadır. Bu dosyada bulunması gereken bazı bilgiler şunlardır:

• Kimlik Bilgileri: Çalışanın adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi, TC kimlik numarası, medeni durumu, cinsiyeti gibi kimlik bilgileri özlük dosyasında yer almalıdır.

• İletişim Bilgileri: Çalışanın adresi, telefon numarası, e-posta adresi gibi iletişim bilgileri özlük dosyasında yer almalıdır.

• Eğitim Bilgileri: Çalışanın eğitim durumu, aldığı diplomalar, sertifikalar gibi eğitim bilgileri özlük dosyasında kaydedilmelidir.

• İşe Başlama Tarihi ve Pozisyon Bilgisi: Çalışanın işe başlama tarihi, işyerindeki pozisyonu, görev tanımı ve maaşı gibi işle ilgili bilgiler özlük dosyasında yer almalıdır.

• Çalışma Süresi: Çalışanın işe başlama tarihinden itibaren geçen çalışma süresi, işyerindeki görevleri ve görevlerdeki değişiklikler gibi bilgiler özlük dosyasında yer almalıdır.

• Maaş Bilgileri: Çalışanın aldığı maaş, zam ve kesintiler gibi maaş bilgileri özlük dosyasında kaydedilmelidir.

• İzinler: Çalışanın aldığı izinler, izin türleri, izin süreleri gibi bilgiler özlük dosyasında kaydedilmelidir.

• Performans Değerlendirme: Çalışanın performans değerlendirme sonuçları, performans değerlendirme formu gibi bilgiler özlük dosyasında yer almalıdır.

• Sağlık Raporları: Çalışanın aldığı sağlık raporları, iş kazası ve meslek hastalığı durumları gibi bilgiler özlük dosyasında kaydedilmelidir.

• Sigorta Bilgileri: Çalışanın sigorta bilgileri, sigorta numarası, sigorta türü gibi bilgiler özlük dosyasında yer almalıdır.

Özlük dosyasında yer alması gereken bilgiler, işverenin yasal bir yükümlülüğüdür ve çalışanların gizliliği ilkesine uygun olarak saklanması gerekmektedir. Ayrıca, özlük dosyası düzenli olarak güncellenmeli ve çalışanların dosyalarına erişim hakları da bulunmaktadır.

Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Özlük dosyası, işyerinde çalışan personelin bilgilerinin kaydedildiği önemli bir kaynak olduğu için, hazırlanması ve güncellenmesi özenle yapılmalıdır. Özlük dosyasının hazırlanması için aşağıdaki adımlar izlenebilir:

• Gerekli Belgelerin Toplanması: Özlük dosyasında yer alacak bilgilerin tamamının toplanması için, çalışanlardan gerekli belgelerin talep edilmesi gerekir. Bu belgeler arasında kimlik fotokopisi, diploma, sertifika, sağlık raporu gibi belgeler yer alabilir.

• Özlük Dosyası Formunun Hazırlanması: Özlük dosyası formu, işyerinin kendi ihtiyaçlarına göre hazırlanabilir. Bu formda, özlük dosyasında yer alacak bilgilerin listesi, çalışanlardan istenen belgelerin listesi, güncelleme süreci gibi bilgiler yer alır.

• Bilgilerin Kaydedilmesi: Özlük dosyası, çalışanların kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin kaydedildiği bir kaynak olduğu için, tüm bu bilgiler özenle kaydedilmelidir. Bilgilerin doğru ve eksiksiz kaydedilmesi önemlidir.

• Güncelleme Sürecinin Planlanması: Özlük dosyası sürekli olarak güncellenmelidir. Çalışanların pozisyon değişiklikleri, maaş değişiklikleri, izinler ve diğer değişiklikler özlük dosyasına kaydedilmelidir. Bu nedenle, güncelleme süreci planlanmalı ve düzenli olarak yapılmalıdır.

• Dosyanın Korunması: Özlük dosyası, çalışanların gizliliği ilkesine uygun olarak saklanmalıdır. Bu dosya, sadece işyerinin yetkili personeli tarafından erişilebilir olmalıdır. Ayrıca, dosyanın korunması için özel bir dosya dolabı kullanılması ve dosya dolabının kilitlenmesi gereklidir.

Özlük Dosyası Nereden Alınır?

Özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin kaydedildiği bir kaynak olduğu için, bu dosyalar işveren tarafından hazırlanır ve saklanır. Dolayısıyla, özlük dosyası, çalışanın işvereni tarafından sağlanır.

Özlük dosyası, işveren tarafından hazırlanıp saklandığından, çalışanların özlük dosyalarıyla ilgili herhangi bir talepleri olması durumunda işverenleriyle iletişime geçmeleri gerekmektedir. Bu talepler genellikle dosyanın güncellenmesi veya dosyada yer alan bilgilerin düzeltilmesi gibi konuları içerebilir.

Öte yandan, bazı işverenler, özlük dosyalarının dijital olarak saklandığı bir sistem kullanabilirler. Bu durumda, çalışanlar özlük dosyalarını işverenin belirlediği bir portal veya sistem aracılığıyla görüntüleyebilir veya dosya hakkındaki taleplerini yine bu sistem aracılığıyla yapabilirler.

Özlük Dosyası Kim Tarafından Doldurulur?

Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel ve mesleki bilgilerini içeren bir belgedir ve işveren tarafından doldurulur.

İşveren, çalışanın adını, doğum tarihini, adresini, TC kimlik numarasını, işe başlama tarihini, görevini ve maaşını dâhil olmak üzere tüm kişisel ve işle ilgili bilgilerini kaydetmekten sorumludur.

Ayrıca, çalışanın işe alınması, işten çıkarılması, performansı, izinleri ve diğer işle ilgili belgeler de özlük dosyasında tutulur ve işveren tarafından güncellenir. Ancak çalışanın kendisi de özlük dosyasını talep edebilir ve kişisel bilgilerinin doğru bir şekilde kaydedildiğinden emin olabilir.

Özlük Dosyası Ne Kadar Süre Saklanır?

Özlük dosyası, çalışanın işyerindeki işine bağlı olarak farklı süreler boyunca saklanabilir. Özlük dosyasının saklanma süresi, ilgili yasa ve düzenlemelere göre belirlenir. Örneğin, Türkiye’de iş hukuku mevzuatına göre, işyerleri özlük dosyalarını en az 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.

Ancak, bazı özel durumlarda bu süre daha uzun olabilir. Örneğin, iş kazası veya meslek hastalığı nedeniyle oluşan kayıtlar, çalışanın emeklilik hakları ve işyerindeki diğer yasal yükümlülüklerle ilgili kayıtlar gibi özel durumlarda, özlük dosyası saklama süresi daha uzun olabilir.

Özlük dosyası, işyerindeki yasal yükümlülüklerin yanı sıra çalışanların haklarını korumak için önemlidir. Bu nedenle, işverenlerin özlük dosyalarının düzenli olarak güncellenmesi ve saklanması önemlidir. Özlük dosyasının saklanması, çalışanın haklarına saygı duyulması ve gerektiğinde erişilebilir olması için oldukça değerlidir. Ayrıca, işverenlerin çalışanların özlük dosyalarını gizli tutmaları gerekmektedir ve sadece belirli kişilerin bu dosyalara erişmesine izin verilmelidir.

Özlük Dosyası Örneği

Özlük dosyası, birçok farklı bilgiyi içeren kişisel bir belge olduğundan, örnek olarak tamamını burada paylaşmak mümkün değildir. Ancak, aşağıdaki örnek özlük dosyası içeriği, tipik olarak özlük dosyasında yer alan bilgileri ve belgeleri gösterir.

Kişisel Bilgiler:

Adı ve Soyadı

Doğum Tarihi

TC Kimlik Numarası

Medeni Durumu

Cinsiyeti

Adres Bilgileri

Telefon Numarası

E-posta Adresi

Eğitim ve Deneyim Bilgileri:

Mezuniyet Durumu

Diploma veya Sertifika Belgeleri

İş Deneyimi ve Referansları

İşe Alım ve İşten Çıkarma Belgeleri:

İş Başvuru Formu

İşe Alım Mektubu

İş Sözleşmesi

İşten Çıkarma Mektubu

İşten Çıkarma Sebebi

Maaş ve Çalışma Şartları Bilgileri:

Maaş ve Ücret Bilgileri

Çalışma Saatleri

İzin Günleri

Tatil Günleri

Performans Değerlendirme ve Eğitim Belgeleri:

Performans Değerlendirme Formları

Eğitim Sertifikaları

Eğitim Katılım Belgesi

Sağlık Bilgileri:

Sağlık Muayene Formu

SGK Raporları

İş Kazası veya Meslek Hastalığı Raporları