Özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işe ilişkin bilgilerinin kaydedildiği ve saklandığı bir dosyadır. Bu dosya, çalışanların işyerindeki tüm bilgilerinin bir arada toplandığı, güncellenen ve saklanan bir kaynak olarak kullanılır.
Özlük dosyası, çalışanın işe alınması sırasında, işyerinde çalışması süresince ve işten ayrılması sonrasında tutulur. Bu dosyada, çalışanın kimlik bilgileri, iletişim bilgileri, eğitim durumu, işe başlama tarihi, pozisyonu, maaşı, çalışma saatleri, izinler, performans değerlendirmeleri, iş kazaları, sağlık raporları, sigorta bilgileri gibi çeşitli bilgiler kaydedilir.
Özlük dosyasının amacı, işverenlerin çalışanların kişisel ve işle ilgili bilgilerini kaydederek takip etmelerine yardımcı olmaktır. Bu dosya, çalışanların haklarını korumak ve işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerine yardımcı olmak amacıyla kullanılır. Ayrıca, işverenlerin personel yönetimi, maaş hesaplamaları, iş güvenliği, iş sağlığı ve sigorta gibi konularda bilgi sahibi olmalarını sağlar. Özlük dosyası, işverenin yasal bir yükümlülüğüdür ve işverenlerin, bu dosyanın güvenliği ve gizliliği konusunda hassas olmaları gerekmektedir. Çalışanların kişisel bilgileri, sadece ilgili kişilerin erişimine açık olmalıdır ve dosyanın içeriği sadece işveren ve çalışan arasında paylaşılmalıdır. Ayrıca, özlük dosyasına erişim, çalışanın bu dosyasına dair bilgi alma hakkı ve dosyanın güncellenmesi konusunda da yasal düzenlemeler mevcuttur.
Sonuç olarak, özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin tutulduğu ve saklandığı bir dosyadır. Bu dosya, işverenlerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmelerine ve çalışanların haklarını korumalarına yardımcı olur.
Özlük dosyasında, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin kaydedildiği bir kaynak olarak kullanılmaktadır. Bu dosyada bulunması gereken bazı bilgiler şunlardır:
Özlük dosyasında yer alması gereken bilgiler, işverenin yasal bir yükümlülüğüdür ve çalışanların gizliliği ilkesine uygun olarak saklanması gerekmektedir. Ayrıca, özlük dosyası düzenli olarak güncellenmeli ve çalışanların dosyalarına erişim hakları da bulunmaktadır.
Özlük dosyası, işyerinde çalışan personelin bilgilerinin kaydedildiği önemli bir kaynak olduğu için, hazırlanması ve güncellenmesi özenle yapılmalıdır. Özlük dosyasının hazırlanması için aşağıdaki adımlar izlenebilir:
Özlük dosyası, bir işyerinde çalışan personelin kişisel, sosyal ve işle ilgili bilgilerinin kaydedildiği bir kaynak olduğu için, bu dosyalar işveren tarafından hazırlanır ve saklanır. Dolayısıyla, özlük dosyası, çalışanın işvereni tarafından sağlanır.
Özlük dosyası, işveren tarafından hazırlanıp saklandığından, çalışanların özlük dosyalarıyla ilgili herhangi bir talepleri olması durumunda işverenleriyle iletişime geçmeleri gerekmektedir. Bu talepler genellikle dosyanın güncellenmesi veya dosyada yer alan bilgilerin düzeltilmesi gibi konuları içerebilir.
Öte yandan, bazı işverenler, özlük dosyalarının dijital olarak saklandığı bir sistem kullanabilirler. Bu durumda, çalışanlar özlük dosyalarını işverenin belirlediği bir portal veya sistem aracılığıyla görüntüleyebilir veya dosya hakkındaki taleplerini yine bu sistem aracılığıyla yapabilirler.
Özlük dosyası, bir çalışanın kişisel ve mesleki bilgilerini içeren bir belgedir ve işveren tarafından doldurulur.
İşveren, çalışanın adını, doğum tarihini, adresini, TC kimlik numarasını, işe başlama tarihini, görevini ve maaşını dâhil olmak üzere tüm kişisel ve işle ilgili bilgilerini kaydetmekten sorumludur.
Ayrıca, çalışanın işe alınması, işten çıkarılması, performansı, izinleri ve diğer işle ilgili belgeler de özlük dosyasında tutulur ve işveren tarafından güncellenir. Ancak çalışanın kendisi de özlük dosyasını talep edebilir ve kişisel bilgilerinin doğru bir şekilde kaydedildiğinden emin olabilir.
Özlük dosyası, çalışanın işyerindeki işine bağlı olarak farklı süreler boyunca saklanabilir. Özlük dosyasının saklanma süresi, ilgili yasa ve düzenlemelere göre belirlenir. Örneğin, Türkiye’de iş hukuku mevzuatına göre, işyerleri özlük dosyalarını en az 10 yıl süreyle saklamak zorundadır.
Ancak, bazı özel durumlarda bu süre daha uzun olabilir. Örneğin, iş kazası veya meslek hastalığı nedeniyle oluşan kayıtlar, çalışanın emeklilik hakları ve işyerindeki diğer yasal yükümlülüklerle ilgili kayıtlar gibi özel durumlarda, özlük dosyası saklama süresi daha uzun olabilir.
Özlük dosyası, işyerindeki yasal yükümlülüklerin yanı sıra çalışanların haklarını korumak için önemlidir. Bu nedenle, işverenlerin özlük dosyalarının düzenli olarak güncellenmesi ve saklanması önemlidir. Özlük dosyasının saklanması, çalışanın haklarına saygı duyulması ve gerektiğinde erişilebilir olması için oldukça değerlidir. Ayrıca, işverenlerin çalışanların özlük dosyalarını gizli tutmaları gerekmektedir ve sadece belirli kişilerin bu dosyalara erişmesine izin verilmelidir.
Özlük dosyası, birçok farklı bilgiyi içeren kişisel bir belge olduğundan, örnek olarak tamamını burada paylaşmak mümkün değildir. Ancak, aşağıdaki örnek özlük dosyası içeriği, tipik olarak özlük dosyasında yer alan bilgileri ve belgeleri gösterir.
Kişisel Bilgiler:
Adı ve Soyadı
Doğum Tarihi
TC Kimlik Numarası
Medeni Durumu
Cinsiyeti
Adres Bilgileri
Telefon Numarası
E-posta Adresi
Eğitim ve Deneyim Bilgileri:
Mezuniyet Durumu
Diploma veya Sertifika Belgeleri
İş Deneyimi ve Referansları
İşe Alım ve İşten Çıkarma Belgeleri:
İş Başvuru Formu
İşe Alım Mektubu
İş Sözleşmesi
İşten Çıkarma Mektubu
İşten Çıkarma Sebebi
Maaş ve Çalışma Şartları Bilgileri:
Maaş ve Ücret Bilgileri
Çalışma Saatleri
İzin Günleri
Tatil Günleri
Performans Değerlendirme ve Eğitim Belgeleri:
Performans Değerlendirme Formları
Eğitim Sertifikaları
Eğitim Katılım Belgesi
Sağlık Bilgileri:
Sağlık Muayene Formu
SGK Raporları
İş Kazası veya Meslek Hastalığı Raporları
17/07/2024
12/07/2024
12/07/2024
12/07/2024
20/02/2024
24/01/2024
24/01/2024
24/01/2024
24/01/2024
24/01/2024