Organizasyon Şeması

12/04/2023

Organizasyon Şeması Nedir?

Organizasyon şeması terimi, bir şirketin yapısında var olan işlevsel, hiyerarşik ve organizasyonel bağlantıların şematik gösterimini belirtir. İnsan kaynakları uzmanları tarafından şirketin organizasyonunu gerçekleştirmek için kullanılan özel bir araçtır.

Organizasyon şeması, bir şirketin veya organizasyonun hiyerarşik yapısını, departmanlarını, pozisyonlarını ve çalışanlarının rollerini gösteren bir grafik veya çizimdir. Organizasyon şeması, bir organizasyonun nasıl yönetildiği, kimin kiminle çalıştığı, kimin kimin altında olduğu gibi bilgileri açıkça göstererek, çalışanların işlerini daha iyi anlamalarına ve işbirliği yapmalarına yardımcı olur.

Organizasyon şeması, şirketin yapısını görselleştirir ve işlerin nasıl yürütüldüğü hakkında bilgi verir. Bu şema, işe yeni başlayan çalışanların işlerine hızlı bir şekilde adapte olmalarına yardımcı olabilir ve mevcut çalışanların da hangi departmanlarda veya pozisyonlarda çalıştığını daha iyi anlamalarına olanak tanır. Ayrıca, şirketin değişen ihtiyaçlarına göre, organizasyon şeması da güncellenebilir ve yeniden yapılandırılabilir.

Etkili olabilmesi için, şirkete yeni bir ortak katıldığında veya şirket içi hareketlilik sırasında bir organizasyon şemasının düzenli olarak güncellenmesi gerekir. Günümüzde giderek daha fazla sayıda büyük şirket, organizasyon şemalarında işveren markası yöneticileri atamaktadır. Bu entegrasyon, maaş artışlarını teşvik etmek veya yetenekleri elde tutmak amacıyla İK stratejilerini markalaştırmayı mümkün kılar. Bunu yapmak için, yıllık bir değerlendirme görüşmesinin organizasyonu gereklidir.

Organizasyon Nedir?

Organizasyon, insanların belirli bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelmesi ve belirli bir yapı ve işleyişte örgütlenmesi sürecidir. Bu süreç, birbirleriyle ilişkili işlevlerin yürütülmesine ve kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasına olanak tanıyarak, belirli hedeflere ulaşmak için koordinasyonu ve işbirliğini sağlar.

Bir organizasyonun amacı, ürün veya hizmet sunmak, belirli bir projeyi tamamlamak, sosyal hizmetler sağlamak veya kar amacı gütmek gibi birçok farklı sebebe dayanabilir. Bu amaca ulaşmak için, organizasyonun belirli bir yapısı olması gerekmektedir. Bu yapı, farklı departmanlar, pozisyonlar, görevler ve sorumluluklar içeren bir hiyerarşi şeklinde örgütlenir.

Organizasyonun iyi bir şekilde çalışması için, belirli bir liderlik, yönetim ve iletişim yapısı da gereklidir. Bu yapının bir parçası olarak, çalışanlar arasında belirli bir koordinasyon ve işbirliği sağlanması, kaynakların etkili bir şekilde kullanılması, hedeflere ulaşmak için stratejilerin geliştirilmesi ve belirlenmesi ve karar alma süreçlerinin yönetilmesi gibi unsurlar bulunur.

Organizasyonlar, genellikle farklı sektörlerde faaliyet gösteren işletmeler, devlet kurumları, sivil toplum örgütleri, eğitim kurumları, sağlık kuruluşları gibi çeşitli kurumlar tarafından kullanılır. Organizasyonun etkinliği, amaca ulaşma yeteneği, kaynakların kullanımı ve çalışanların memnuniyeti gibi unsurlar üzerinden değerlendirilebilir.

Organizasyon, dinamik bir inşa süreci olarak incelenir, ancak aynı zamanda, çeşitli kaynakların seferber edilmesi, bilgi dolaşımı, herkesin eylemlerinin tanımı ve koordinasyonu, karar verme ve ortam tarafından sağlanması gereken kendi başına bir varlıktır.

Organizasyon Türleri Nelerdir?

Organizasyon türleri, çeşitli faktörlere göre farklı şekillerde sınıflandırılabilir. Bu türler, işletmenin ihtiyaçlarına, büyüklüğüne, sektöre ve diğer faktörlere göre değişebilir. Aşağıda bazı organizasyon türleri açıklanmıştır.

• Fonksiyonel organizasyon: Burada işlevsel gruplar (pazarlama, finans, üretim vb.) belirli bir hiyerarşik yapıya göre örgütlenir. Bu tip organizasyonda, her fonksiyonel grup, kendi görevleriyle ilgili kararları alır ve kendi bölgesel veya fonksiyonel yöneticileri tarafından yönetilir.

• Bölgesel organizasyon: Burada coğrafi bölgelere göre bölünmüş bir yapı vardır. Bu bölgeler, farklı ülkeler, eyaletler veya şehirler olabilir ve her bir bölge, kendi özel ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine uygun olarak yönetilir.

• Ürün veya hizmet odaklı organizasyon: Burada ürün veya hizmetlerin farklılığına dayalı bir yapı vardır. Her ürün veya hizmet, kendi yöneticileri, çalışanları ve bütçesiyle yönetilir.

• Matris organizasyon: Burada işlevsel gruplar ve projeler arasında bir denge sağlanır. Her bir proje, farklı işlevsel grupların ortak çalışmasıyla gerçekleştirilir. Bu organizasyon tipi, büyük projelerin yönetimi için kullanılır.

• İkili organizasyon: Burada çalışanlar iki farklı hiyerarşik yapıya aynı anda rapor verir. Bu tip organizasyon, iki ayrı işlevsel gruptan oluşan bir organizasyon için kullanılır.

• İşletme içi girişimcilik organizasyonu: Burada işletme içinde farklı projeler geliştirmek için girişimcilik ruhu teşvik edilir. Bu tip organizasyonda, çalışanlar belirli bir proje veya ürün üzerinde çalışarak, bunları hayata geçirirler.

• Karmaşık organizasyon: Burada birden fazla organizasyon tipi bir arada kullanılır. Bu tip organizasyonlar, büyük, kompleks organizasyonlar için kullanılır.

Organizasyon Şeması Neden Hazırlanmalıdır?

Organizasyon şeması, işletmenin yapısını görsel olarak göstererek, çalışanların görev ve sorumluluklarını daha iyi anlamasına ve işletmenin amacına ulaşmasına yardımcı olur. Her şeyden önce organizasyon şeması, bir şirket içinde var olan bağlantıların ve ilişkilerin anlaşılmasını kolaylaştıran bir iletişim aracıdır. Özellikle yeni işe alınanlar için, bir ekibin organizasyon düzeyinde şirketin işleyişinin anlaşılmasını kolaylaştırmayı sağlar. Bununla birlikte, her çalışana atanan görevleri tanımlayarak şirketin organizasyonunu optimize etmeyi kolaylaştırır. Ayrıca farklı muhataplara ve her birinin toplumda oynadığı rollere ilişkin netlik ve kesinlik sağlamakta oldukça önemli bir yer tutar.

Organizasyon şeması, hiyerarşik konumlarla ilgili belirsizliklerden kaçınmanın iyi bir yoludur. Bir şirket içindeki işlev bozukluklarını analiz etmek için bir araç olarak hizmet etmek konusunda etkilidir. Nitekim organizasyon şeması, yönetim üyelerine şirketin organizasyonu ile ilgili sorunların çözümünde yardımcı olur.

Organizasyon Şeması Nasıl Hazırlanmalıdır?

Organizasyon şeması, işletmenin yapısını ve işlevlerini görsel olarak gösteren bir diyagramdır. Bir işletmenin organizasyon şemasını hazırlarken aşağıdaki adımlar takip edilebilir.

• İşletmeni yapısını anlamak için ayrıntılı bir araştırma yapmak önemlidir. İşletmenin büyüklüğü, sektörü ve organizasyon yapısı hakkında bilgi edinmek faydalı olacaktır.

• Belirlenen birimleri departmanlar, bölümler veya fonksiyonel gruplar gibi kategorilere ayırmak ve sınıflandırmak gerekir.

• Organizasyon şemasını çizmek için bir kağıt veya bir bilgisayar programı kullanılmalıdır. Şema, işletmenin genel yapısını ve birimlerini içermelidir.

• Birimleri birbirine bağlayarak, birimler arasındaki ilişki ve iletişimi göstermek önemlidir. Bu sayede, işletmenin hangi birimlerinin birbiriyle etkileşimde olduğu daha iyi anlaşılır.

• Her bir birim için iş tanımları eklenmelidir. Bu, her bir birimin ne iş yaptığını ve kimler tarafından yönetildiğini belirtir.

• Şema gözden geçirilmelidir ve eksik veya yanlış bilgiler düzeltilmelidir. Ayrıca, şemanın net ve anlaşılır olduğundan emin olmak gerekir.

Organizasyon Şemasının Temel Unsurları Nelerdir?

Bir organizasyon şeması, bir işletmenin yapısını ve işlevlerini görsel olarak gösterir. Organizasyon şemasının temel unsurları aşağıda belirtilmiştir.

• Birimler: Organizasyon şemasında yer alan birimler, işletmenin farklı departmanları veya bölümlerini temsil eder. Her bir birim, işletmenin belirli bir fonksiyonu yerine getirir ve işletmenin amacına ulaşmasında önemli bir rol oynar.

• İlişkiler: Birimler arasındaki ilişkiler, organizasyon şemasında gösterilir. Bu ilişkiler, işletmenin farklı birimlerinin birbirleriyle nasıl etkileşimde olduğunu ve nasıl bağlantılı olduğunu gösterir.

• Sorumluluklar: Organizasyon şemasında yer alan her bir birim için, görevler ve sorumluluklar belirtilir. Bu, her bir birimin ne iş yaptığını ve kimler tarafından yönetildiğini açıkça belirtir.

• Yetkiler: Organizasyon şemasında, her bir birim için yetki ve sorumlulukları açıkça belirleyen yöneticilerin veya kişilerin yer aldığı çizelgeler bulunur.

• İş Tanımları: Organizasyon şemasında her bir birim için iş tanımları yer alır. Bu, her bir birimin ne iş yaptığını ve kimler tarafından yönetildiğini belirtir.

Bu temel unsurlar, bir organizasyon şemasını anlamak ve işletmenin yapısını daha iyi anlamak için oldukça önemlidir.

Kurumlar İçin Organizasyon Şemasının Avantajları

Organizasyon şeması, bir işletmenin yapısını ve işlevlerini görsel olarak göstererek, birçok avantaj sağlar. Bu şema, yönetimde netlik sağlar ve her bir birim veya departmanın ne iş yaptığı ve kimler tarafından yönetildiği açıkça anlaşılır. Ayrıca, farklı birimler arasındaki ilişkileri gösterdiği için işbirliği ve koordinasyonu arttırır. Bu, işletmenin amacına ulaşmasına yardımcı olur.

Organizasyon şeması aynı zamanda yöneticilere esneklik sağlar. Bu sayede, birimler arasında kaynakların kolayca yönlendirilmesini, işlerin hızlı bir şekilde tamamlanmasını ve organizasyonun değişen ihtiyaçlarına hızlı bir şekilde yanıt verilmesini sağlar. Ayrıca, işe alım ve eğitim süreçlerinde de yardımcı olur. İşe alım sürecinde, iş tanımları ve sorumluluklar net bir şekilde belirlendiği için işe alınacak kişilerin nitelikleri daha net bir şekilde belirlenebilir. Eğitim sürecinde ise, çalışanların görevleri ve sorumlulukları daha net bir şekilde belirtilerek, işe yeni başlayanların işlerine daha hızlı adapte olmaları sağlanır.

Ayrıca bu şema performans değerlendirmesi sürecinde de kullanılabilir. Performans değerlendirmesi, her bir birimin ne iş yaptığının açıkça belirlenmesiyle yapılabilir. Böylece, çalışanların performansı belirlenirken, işletmenin hedefleri de dikkate alınabilir.