İş Süreçleri Tasarımı

13/03/2023

İş Süreçleri Nedir?

Bir iş süreci, iş yöntemi veya iş fonksiyonu, belirli bir müşteri ya da müşteriler için bir hizmet/ürün (belirli bir iş hedefine hizmet eden) üreten, belirli bir sıra ile insanlar veya ekipman tarafından gerçekleştirilen ilgili, yapılandırılmış faaliyetler veya görevler topluluğudur. İş süreçleri tüm organizasyon seviyelerinde gerçekleşir ve müşteriler tarafından görülebilir ya da görülmeyebilir. Bir iş süreci genellikle, karar noktalarının serpiştirildiği bir dizi faaliyetin akış şeması veya süreçteki verilere dayalı ilgili kurallara sahip bir dizi faaliyetin süreç matrisi olarak görselleştirilebilir. İş süreçlerini kullanmanın faydaları arasında, artan müşteri memnuniyeti ve hızlı pazar değişikliğine tepki vermek için geliştirilmiş çeviklik yer alır. Süreç odaklı kuruluşlar, yapısal departmanların engellerini aşar ve işlevsel silolardan kaçınmaya çalışır.

Bir iş süreci, bir misyon hedefiyle başlar ve müşteri değeri sağlayan bir sonuç sağlama iş hedefine ulaşılması ile sona erer. Ek olarak, bir süreç, sürecin belirli iç işlevleri olan alt süreçlere bölünebilir. İş süreçlerinin, sürecin baştan sona sorunsuz çalışmasını sağlamaktan sorumlu bir taraf olan bir süreç sahibi de olabilir.

Karmaşık bir iş süreci, kendi özelliklerine sahip olan ancak aynı zamanda işletmenin genel hedefine ulaşılmasına katkıda bulunan birkaç alt sürece ayrılabilir. İş süreçlerinin analizi tipik olarak süreçlerin ve alt süreçlerin aktivite/görev düzeyine kadar haritalanmasını veya modellenmesini içerir. Süreçler çok sayıda yöntem ve teknikle modellenebilir.

İş Süreçleri Yönetimi Nedir?

İş süreci yönetimi, insanların iş süreçlerini keşfetmek, modellemek, analiz etmek, ölçmek, iyileştirmek, optimize etmek ve otomatikleştirmek için çeşitli yöntemler kullandığı bir disiplindir. Bir şirketin iş süreçlerini yönetmek için kullanılan herhangi bir yöntem kombinasyonu iş süreçleri yönetimi olarak adlandırılabilir. Süreçler yapılandırılmış ve tekrarlanabilir veya yapılandırılmamış ve değişken olabilir. Zorunlu olmamakla birlikte, etkinleştiren teknolojiler genellikle iş süreçleri yönetimi ile birlikte kullanılır.

Program yönetiminin birbirine bağlı bir grup projeyi yönetmek ile ilgilenmesi bakımından program yönetiminden farklılaştırılabilir. Başka bir bakış açısı olarak, süreç yönetimi, program yönetimini içerir. Proje yönetiminde süreç yönetimi, projenin sonucunu iyileştirmek için tekrarlanabilir bir sürecin kullanılmasıdır.

Süreç yönetimi ile proje yönetimi arasındaki temel farklar, tekrarlanabilirlik ve öngörülebilirliktir. İşin yapısı ve sırası benzersizse, o zaman bu bir projedir. İş süreci yönetiminde, bir iş sırası durumdan duruma değişebilir: ağ geçitleri, koşullar vardır; iş kuralları vb. Anahtar öngörülebilirliktir: Yolda kaç tane çatal olursa olsun, hepsini önceden biliyoruz ve sürecin bir rotayı veya diğerini izlemesi için koşulları anlıyoruz. Bu koşul karşılanırsa, bir süreçle karşı karşıyayız.

İş Süreçleri Modelleri Nelerdir?

Bir iş süreci modeli, bir veya daha fazla iş sürecinin bir modelidir ve bir organizasyonun amaçlanan hedeflerine ulaşmak için operasyonların yürütüldüğü yolları tanımlar. Böyle bir model bir soyutlama olarak kalır ve modelin kullanım amacına bağlıdır.

Müşteri için olağan hizmet veya ürünü (belirli bir amaca hizmet eden) üreten ile ilgili yapılandırılmış etkinlikler veya görevler topluluğuna iş süreci adı verilmektedir. Üç tane iş süreci türü vardır:

• Bir sistemin işleyişini yöneten yönetim süreçleri: Tipik yönetim süreçleridir, kurumsal yönetişim ve stratejik yönetimi içerir.
• Temel işi oluşturan ve birincil değer akışını yaratan operasyonel süreçler: Tipik operasyonel süreçler satın alma, üretim, pazarlama ve satıştır.
• Temel süreçleri destekleyen destekleyici süreçler: Muhasebe, işe alım ve teknik desteği içerir.

Süreç Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?

Süreç yönetiminin uygulanabilmesi için gerekli olan beş farklı aşama bulunmaktadır. Bunlar şu şekilde sıralanabilmektedir:

• Analiz

Analiz aşaması, yönetim sürecine başlamadan önceki en önemli bir adımdır. Bu aşamada işletme, iş yönetimi süreçlerini belirlemeli ve neleri geliştirmek istediğini analiz etmelidir. Her performans metriğine ilişkin verilerin derlenmesi, en az verimli olan süreçlerin güçlü bir göstergesini sağlar. İş analistleri, bu verileri toplamak için nitel ve nicel yaklaşımları kullanabilir. Bunlar, her sürecin işletmeye katkısını ölçmek için katma değerli analizleri veya verimlilikleri belirlemek için neden-sonuç modellemesini içerebilir.

• Tasarım/Modelleme

Bu sonraki aşamada, mevcut süreç çizilmeli ve gelecekteki ideal süreç yönetim modeli tasarlanmalıdır. Amaç, uçtan uca süreci görsel olarak belgeleyen bir dizi mantıksal adım oluşturmaktır. Bu adımlar belgelendikten sonra, görevlerin zamanı ve süresi, nerede gerçekleştikleri, kimlerin dahil olduğu ve süreçte bilginin nasıl aktığı gibi ek bilgiler ekleyebilirsiniz.

• Uygulama

Bu aşama, teknolojinin eklenmesini, prosedür güncellemelerini veya kaynak sağlama, eğitim veya proje yönetimi değişikliklerini gerektirebilir. Mümkün olduğunda, etkiyi izlemek ve herhangi bir problemi ortadan kaldırmak için süreci küçük bir grup üzerinde denemek mantıklı olabilir.

• İzleme

Yeniden tasarlanan sürecin etkili olup olmadığı ve beklenen iyileştirmelerin görülüp görülmediği, dolayısıyla iş hedeflerine ulaşılıp ulaşılmadığı hakkında bilgi toplayın. İlgili metrikleri “olduğu gibi” durumdaki temel verilerle karşılaştırmak, yatırımından değerli bir getiri olup olmadığını belirlemelidir. Performans verileri, iş akışı yönetimiyle ilgili olarak bundan sonra hangi adımların atılması gerektiğine ilişkin kararlar için de bilgi sağlayabilir.

• Optimize etme

Bu aşamada, izleme aşamasında toplanan bilgilere dayalı olarak ve iş zamanla değiştikçe süreci sürekli olarak iyileştireceksiniz. Yinelenen, manuel görevlerin miktarını azaltmak için süreç otomasyonu uygulayabilirsiniz. Bazen işletme büyüdükçe veya dış ortamı önemli ölçüde değiştikçe, süreçler yetersiz veya aşırı karmaşık hale gelir ve bu da verimli bir organizasyondan daha azıyla sonuçlanır. Bu durumlarda, değişiklikleri desteklemek için tamamen yeni bir süreç oluşturmaya değer olabilir. Bu süreç değişim mühendisliği olarak bilinir.

İş Süreci Örnekleri Nelerdir?

İş süreçleri, doğrudan gelir yaratan süreçlerdir. İş süreci örneği olarak aşağıdakiler verilebilir:

• Ürün üretimi,
• Siparişten nakde çevirme süreci,
• Ürünlerin müşterilere teslimi.

Bunların yanı sıra iş süreci örnekleri şunları içermektedir:

• İşe alım süreci,
• Faturalandırma işlemi,
• Sipariş düzenleniyor,
• Müşteri onboarding süreci,
• Muhasebe süreci,
• Pazar araştırma süreci,
• Ürün geliştirme süreci.