Aday Takip Sistemi

13/03/2023

Aday Takip Sistemi Nedir?

İşe alım görevi, insan kaynakları (İK) açısından ustalaşması en zor görevlerden biridir. İşe alım sürecinde, adayların özgeçmişlerini değerlendirmek, telefon görüşmeleri yapmak ve mülakatlar insan kaynakları departmanı personellerinin en çok vakit harcadığı görevlerdir. Aynı zamanda, değerlendirme sürecinde dikkatli olup şirketteki pozisyonlar için en uygun adayları seçmeleri gerekmektedir.

Teknolojinin gelişmesi ve günümüzde artık her alanda kullanılabilir hale gelmesi ile yeni yazılımlar ve sistemler ortaya çıkmaktadır. Bir şirket için temelde en önemli olan işe alım sürecinde de gelişen bu teknolojiler kullanılmaktadır. Şirkette belirlenen bir pozisyon için en yetkin kişiyi zamanı en etkili şekilde kullanarak seçmek için de çeşitli sistemler geliştirilmelidir.

Bir şirkette belli bir pozisyon için ilan verildiğini düşünelim. Şirkete ve pozisyona bağlı olarak bu ilana binlerce hatta onbinlerce kişi başvuru yapabilir. Bu durumda insan kaynakları departmanına ciddi sorumluluk yüklenmektedir. Onbinlerce adayın özgeçmişlerini incelemek, değerlendirmek, seçilen adaylarla telefon görüşmesi ve mülakat yapmak saatler hatta günler sürebilir. Bu noktada, insan kaynakları personelinin işini kolaylaştıracak ve zamandan tasarruf etmesini sağlayacak bir sistem gereklidir. Böylelikle, İK personeli bu sistem aracılığı ile kısa bir sürede istediği şartlara uygun adayları seçerek mülakata yönlendirebilir. Ayrıca, aynı sistem ile hata yapma payı en aza indiğinden şirket için en yetkin adayları belirleyerek gelecekte şirketin uğrayabileceği zararların önüne geçebilir.

İK tarafından işe alım süreçlerinde kullanılan bu sistemin adı Aday Takip Sistemidir (ATS). Aday Takip Sistemi, işe alım sürecinde işveren veya İK tarafından kullanılan bir yazılım türüdür. Bu sistem ile gelen iş başvuruları alınır, taranır ve şirketin belirlediği kriterlere göre sıralanır. İlk başta büyük şirketlere zaman kazandırmak için üretilen bu sistem daha sonra oldukça popülerleşmiş ve geliştirilerek hem zamandan tasarruf ettirmesi hem de hata payını en aza indirmesi sebebiyle küçük şirketler tarafından da kullanılır hale gelmiştir.

Aday Takip Sistemi özellikle yurtdışında oldukça popüler olmasına karşın bazı kesimler tarafından eleştiri almaktadır. Ancak yapılan araştırmalara göre şirketler açısından sağladığı faydaları görmek mümkündür. Örneğin, GetApp’in 2017’de yaptığı bir ankete göre, işverenlerin %86’sı Aday Takip Sistemi ile işe alım sürecinin daha da hızlandığı söylemektedir. Ayrıca yine aynı ankete göre, işverenlerin %78’i ise Aday Takip Sistemi’nin kullanımı ile işe alınan adayların kalitesinin arttığını belirtmektedir.

ATS, işveren için elektronik bir kapı gibidir. İşverene gelen başvurular öncelikle bu elektronik kapıdan geçerler ve ATS tarafından elektronik ortamda toplanırlar. Sonrasında yazılım gelen başvurulardaki özgeçmişleri kategorilerine göre ayırır ve özgeçmişin işverene ya da İK’ya iletilip iletilmeyeceğini belirlemek için bazı anahtar sözcükleri tarar. Bu anahtar sözcükleri tarama aşamasında belirlenen pozisyona uygun olup olmadığına bakmaktadır. Pozisyon için uygun olmayan başvuruları ayıklayarak uygun olanları işveren ya da İK’ya iletir. İşveren ya da İK bu noktada, zamanını pozisyona en uygun kişiyi değerlendirmek için kullanır.

Aday Takip Sistemi Neden Kullanılır?

Aday Takip Sistemi’nin en temel görevi işe alım sürecini otomatikleştirerek kolaylık sağlamasıdır. ATS’nin kullanımına dair diğer hususlar aşağıda verilmiştir:
● İşverene ve İK departmanına zaman kazandırır,
● Pozisyon için en uygun adayı seçerek gelecekte şirket verimliliğini artırır,
● İşe alım uzmanlarını daha üretken hale getirir,
● Pozisyon için en uygun adayı belirleyerek işe alım kalitesini artırır,
● Şirketlerin, verileri yeni yöntemlerle analiz edebilmesini sağlar,
● Adayların deneyimini iyileştirir,
● İşverenin sektördeki rekabetini artırır ve marka imajını güçlendirir,
● Açık pozisyon bulunmayan durumlarda bile çalışarak şirket için en uygun adaylardan haberdar olunmasını sağlar,
● Akıllı filtrelemeler sayesinde tüm başvuruları görüntülenmesini sağlar,
● Aday karnesi sayesinde aday ile ilgili tüm süreçleri görüntüler,
● Başvuru sırasında sistem üzerinden maaş beklentisi, vardiyalı çalışma, seyahat engeli vb. gibi sorular sorarak en uygun adayı seçer.

Aday Takip Sistemi Avantajları Nelerdir?

Aday Takip Sistemi, hem işveren ve insan kaynakları hem de adaylar için oldukça avantajlı bir yazılımdır. ATS’nin kullanım amaçlarına ek olarak sağladığı faydalar aşağıda verilmiştir:
● Zaman ve Kaynaklardan Tasarruf: ATS ile başvurular uygunluğuna göre ayıklanarak İK personelinin zamanından ve kaynaktan tasarruf sağlar.
● Basitleştirilmiş Katılım: Pozisyon için uygun aday işe alındıktan sonra bile ATS hem işveren hem de çalışan için avantaj sağlamaktadır. İstatistiklere göre, çalışanların %69’u, büyük bir katılım deneyimi yaşadıklarında o bir kuruluşta üç yıl kalma olasılıkları artmaktadır.
● Maaliyetten Tasarruf: ATS insan kaynakları personelinin iş yükünün çoğunluğu üstlendiği için işveren açısından para tasarrufu da sağlamaktadır.
● Evrak İşinin Ortadan Kalkması: ATS ile evrak işinin elektronik ortama taşınması hem iş gücünü hem de kağıt masraflarını ortadan kaldırdığı gibi bu sürecin en hızlı şekilde gerçekleşmesine de olanak sağlamaktadır.
● İşe Alım Kalitesinin Artması: ATS sayesinde işe alım sürecinin hızlanması ve en uygun adayın kolaylıkla belirlenmesi işverenin yetkin adayı en hızlı şekilde bünyesine katmasına olanak sağlar. Böylelikle şirketin gelecekteki veremliliği de artar.
● Kolay İş İlanı: Doğru bir ATS kullanımıyla şirketler, açık pozisyonları aynı anda birden fazla iş kurulunda yayınlayabilir, görüşmeleri planlayabilir, zamandan ve emekten tasarruf edebilir ve aynı anda hangi platformların en iyi adayları topladığına dair kritik içgörüler sağlayabilirler, böylece pazarlama bütçelerini en çok kazandıran yere yatırabilirler.
● İş İlanlarında Görünürlüğün Artması: Adaylar ATS’ye uygun olarak hazırladıkları özgeçmişleri ile şirketler tarafından görünürlüklerini artırarak işe alım süreçlerini hızlandırabilirler.
● İşe Alım Uyumluluğunun Artması: Çalışan işe alım sürecini ve evrak işlerini tamamladıktan sonra, şirket uyumluluğu son aşamadır ama bu aşama hem çok önemli hem de zorludur.

Ancak ATS ile çalışan şirket içerisindeki yasalara ve yönetmeliklere kolaylıkla uyabilir ve yasal gerekliliklerini her zaman karşılayabilir. Bunlar aşağıda verilmiştir:
➔ Otomatik vergi bildirimi,
➔ Şirket içi eğitimler,
➔ Bordro ve İş Hukuku,
➔ Para cezaları.

● Adayları Tek Bir Yerden Yönetmek: Potansiyel adayları işe alırken, özellikle aynı anda birden fazla pozisyon için, yetenek havuzunuzu takip etmek zaman alabilir. Bu nedenle, adayların verilerini yönetmek için tek bir merkeze sahip olmak, büyük iş kurullarından bağımsız olarak işe alım sürecini düzenli tutar. Buna ek olarak, aday grubunu işe alma aşaması gibi kategorilere göre filtrelemek çok daha kolaydır, bu da şirket ihtiyaçlarının karşılanması için uygulamaların değiştirilmesine olanak tanır. Ayrıca, ATS ilgili birimlerle paylaşılabilecek kaynak geri bildirimi gibi hususlar için raporlar oluşturmak üzere çalışır.
● Genel Veri Koruma Tüzüğü’ne Uygunluk ve Eşit İstihdam Fırsatı: Veri gizliliği, yeni bir kaynağa bilgi sağlarken adaylar için önemli bir zorluktur. Bu sebeple kişisel verileri iş kurulu genelinde güvenli ve verimli bir şekilde yönetmenin bir yolunu bulmak çok önemlidir. ATS’ye eklenen bulut tabanlı güvenli bir başvuru takip yazılımı, işletmelerin çok fazla zaman ve kaynak tüketen tüm gereksiz ve istenmeyen uygulamalardan korunmalarını ve uzak durmalarını sağlar. Aynı zamanda bu yazılım ile adayların da bilgileri korunur ve karşılıklı güven sağlanır.

Aday Takip Sistemi Algoritmasına Uygun Özgeçmiş Nasıl Hazırlanır?

Aday Takip Sistemi’nin çalışma prensibinde adayların başvuruda kullanmış olduğu özgeçmişler öncelikle otomatikleştirilmiş yazılım tarafından kontrol edilir. Bu noktada birçok CV insandan önce bir makine tarafından değerlendirilir ve uygunluğu saptanmaz ise direkt olarak ayrıştırılır. Bundan dolayı iş başvurusunda bulunan adayların başvurularına geri dönülmemesi gibi durumlar ortaya çıkabilir. Örneğin Amerika’da yapılan bir araştırmada, bir firmanın yayınladığı ilana gelen 250 başvurudan %75’inin insan kaynakları veya işveren tarafından hiç görüntülenmeden direkt olarak elendiği ve kalan 4 ila 6 adayın mülakata davet edildiği saptanmıştır.

ATS algoritmasına uygun ve sistem tarafından değerlendirilip ilgili birimlere gönderilecek bir özgeçmiş hazırlamak mümkündür. Adayların özgeçmiş hazırlamadan önce gelişen bu teknolojileri takip etmesi ve gerekli önlemleri alması gerekmektedir. ATS algoritmasına uygun bir özgeçmiş hazırlamak için yapılması gerekenler aşağıda verilmiştir:
● ATS’lerin Çalışma Modellerini Araştırmak: ATS’nin birden fazla çalışma modeli olabilir. Özgeçmiş hazırlamadan önce bu modelleri öğrenmek ve bu modellere göre hareket etmek öne çıkabilmek açısından önemlidir. Bazı modeller, adayın yetkinlik gücünü, bu kelimenin özgeçmişinizde kaç defa geçtiğine bağlı olarak belirlemektedir. Bu sebeple adayın belirlediği yetkinliklerini özgeçmişine birden fazla kez eklemesi faydalı olacaktır. Bazı modeller ise belirli bir pozisyonda olan aday için tahmini bir uzmanlık belirler ve özgeçmişte bu uzmanlığa dayalı kelimelerin yerleşimine bakarak özgeçmişi değerlendirir.
● Özgeçmiş İçin Uygun Dosya Türünü Seçmek: Word veya Word’den PDF’e çevrilen formatların ATS için uyumlu olduğu belirlenmiştir. Özgeçmişte, düz metin dosyaları kullanmak ATS’yi geçmek için oldukça yararlıdır.
● Üstbilgi ya da Altbilgi Kullanmamak: ATS bu gibi bölümlerde yazılan bilgileri düzgün bir biçimde değerlendiremez ve ayrıştıramaz. Bu sebeple özgeçmiş için önem arz eden bilgileri bu kısımlara yazılmamalıdır.
● Anahtar Kelimeler ile Özgeçmişi Optimize Etmek: ATS özgeçmişi değerlendirirken direkt olarak anahtar kelimelere bakmaktadır. Bu sebeple başvurulan pozisyona uygun olan terimlerin ve anahtar kelimelerin özgeçmişe eklenmesi gerekir. Ancak anahtar kelime ekleme sürecinde aday kelime seçimlerini yetkinliklerine göre yapmalıdır.
Yukarıda verilenler yapıldığında adaylar ATS’yi kolaylıkla geçerek özgeçmişlerinin işveren veya insan kaynakları tarafından görülmesini sağlayabilir ve işe alım imkanını artırabilirler ya da bu süreci hızlandırabilirler.

Aday Takip Sistemi Cihazı Nedir?

Aday Takip Sistemi cihazı, ATS yazılımının uygulanmasını sağlayan bir mekanizmadır. Bu cihaz ile işveren veya insan kaynakları departmanı şirket için gerekli olan pozisyonlarda işe alım sürecini en etkili şekilde yönetirler. ATS cihazı temelde işe alım sürecini otomatize eder ve aday deneyimini iyileştirir. Bu süreçte kullanılan botlar ve yazılımlar ile en uygun aday kolaylıkla belirlenebilir.